Charges de copropriété non récupérables : ce que le propriétaire ne peut pas refacturer au locataire

Pour savoir ce que vous pouvez refacturer à votre locataire, le raisonnement est simple : seule la liste du décret n°87-713 du 26 août 1987 fait foi. Toute dépense de copropriété qui n’y figure pas est, par définition, une charge non récupérable, donc à votre charge de propriétaire bailleur, même si elle « profite » indirectement au logement.

Le point à bien avoir en tête : « non récupérable » ne veut pas dire « non déductible fiscalement ». On peut très bien avoir une charge non récupérable qui pèse sur votre rentabilité : pour l’intégrer correctement dans votre calcul de rentabilité net-net, il faut ensuite regarder si, selon votre régime, elle est à déclarer comme charge déductible ou à traiter en comptabilité.

Ce qu’il faut comprendre : la non récupérabilité se lit d’abord dans le décret

En pratique, une charge est récupérable si elle correspond à un usage quotidien, un service rendu ou un entretien courant au bénéfice du locataire, et si elle apparaît dans la liste prévue par les textes. À l’inverse, une charge est non récupérable quand elle relève de la gestion de l’immeuble, de la conservation, de l’amélioration, des grosses réparations ou du contentieux.

Une confusion revient très souvent au moment des régularisations : l’appel de fonds du syndic n’est pas une vérité « locative ». L’appel de fonds additionne des postes hétérogènes, certains potentiellement récupérables, d’autres non. Ce que vous refacturez, c’est la part correspondant aux charges récupérables, une fois les comptes arrêtés et correctement ventilés.

Autrement dit, ce n’est pas parce que vous payez une ligne au syndic qu’elle devient automatiquement une charge locative. Le décret encadre l’exercice, et il est conçu comme une liste exhaustive : si ce n’est pas dedans, vous ne pouvez pas l’imputer au locataire.

Le cadre légal et vos obligations de transparence

Avant de refacturer, mieux vaut regarder le triptyque de base : la loi n°86-1290 du 23 décembre 1986, le décret n°87-713 du 26 août 1987 et la loi du 6 juillet 1989. Dans les faits, votre boussole au quotidien reste le décret et son annexe, puisqu’ils listent précisément ce qui peut être récupéré.

Pour vérifier une ligne, deux réflexes de bailleur prudent : consulter Légifrance (décret et annexe) et recouper avec les explications pratiques de Service Public (Direction de l’information légale et administrative, Premier ministre), notamment les pages indiquant « Vérifié le 15 avril 2025 » et leurs dates de publication repérées.

C’est là que tout se joue côté preuve : en cas de doute, vous repartez du décret, puis vous exigez du syndic les éléments qui permettent de justifier la ventilation. Ce cadre évite les refacturations fragiles, contestées, ou simplement erronées.

Selon votre bail, la mécanique des charges n’est pas la même

Location nue : provisions et régularisation au moins une fois par an

En location nue, la pratique standard repose sur une provision sur charges payée chaque mois, puis une régularisation au moins 1 fois par an. Le locataire avance, vous régularisez lorsque les comptes de copropriété sont arrêtés.

Le cadre est aussi un calendrier : vous devez transmettre les éléments un mois avant la régularisation annuelle. Une fois le décompte envoyé, vous devez tenir les justificatifs à disposition pendant 6 mois.

Dans la réalité, des régularisations tardives existent. Elles peuvent être possibles, mais un juge peut limiter ou refuser un rappel perçu comme déloyal ou brutal. Le vrai arbitrage consiste donc à suivre vos comptes au fil de l’eau, plutôt que de « rattraper » plusieurs années d’un coup.

Location meublée : provision ou forfait, à choisir en connaissance de cause

En location meublée, vous pouvez opter soit pour le schéma provision et régularisation, soit pour un forfait de charges. Le forfait apporte de la lisibilité au locataire, mais il vous expose à un risque simple : s’il est sous-évalué, vous ne pouvez pas demander de complément.

Le point à bien avoir en tête : le forfait est fixé au bail, et sa révision se fait dans le cadre prévu, notamment au moment où le loyer est lui-même révisable. Pour un bailleur, cela impose d’anticiper vos charges non récupérables, et de rester réaliste sur les années « accidentées » (travaux, grosses interventions, dépenses exceptionnelles).

Bail mobilité : charges au forfait uniquement

Avec un bail mobilité, les charges sont uniquement au forfait. Cela change concrètement votre pilotage : vous ne pourrez pas lisser par régularisation, donc vous devez intégrer dès le départ une marge pour absorber les postes non récupérables que vous supporterez quoi qu’il arrive.

Les charges de copropriété typiquement non récupérables, avec des exemples parlants

Pour un bailleur, l’enjeu est moins de connaître une liste théorique que de reconnaître les libellés qui reviennent sur les appels de fonds et les décomptes. J’ai souvent vu, au moment d’une régularisation, une discussion se bloquer sur une ligne « travaux » mal ventilée, alors que le problème n’était pas le locataire, mais l’absence de séparation entre entretien et modernisation.

• Frais de gestion et de gouvernance : honoraires de syndic (gestion courante, frais de gestion, honoraires de gestion) et frais d’établissement et d’envoi des quittances de loyer.
• Impôts et assurances supportés par le propriétaire : taxe foncière et de nombreuses primes d’assurance, notamment l’assurance côté propriétaire (PNO).
• Gros entretien, conservation, amélioration : ravalement, changement de toiture, réfection du plancher, et honoraires liés à ces opérations (architecte, maîtrise d’œuvre lorsqu’ils sont rattachés à de gros travaux).
• Remplacements et modernisations d’équipements : remplacement complet de chaudière, modernisation ponctuelle d’ascenseur, et achats ou remplacements d’équipements listés comme non récupérables (aspirateur collectif, digicode, boîtes aux lettres, poubelles).
• Dépenses exceptionnelles et contentieux : vandalisme, nettoyage des graffitis, enlèvement des encombrants, dératisation, débroussaillage, et frais de contentieux (avocat, huissier), sauf décision judiciaire contraire.

Le point à surveiller : certains intitulés peuvent « sonner » comme de l’entretien alors qu’ils cachent un remplacement ou une modernisation. Si la ventilation n’est pas explicite, vous ne sécurisez ni votre régularisation, ni votre relation locative.

Le cas à manier avec méthode : gardien ou concierge

Le poste « gardien-concierge » est l’un des plus confus. La récupérabilité dépend des tâches réellement effectuées, notamment l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets. Or, on trouve des chiffres contradictoires dans des sources secondaires (75 % récupérable, mais aussi 60 %, 40 %, 25 % non récupérable, 40 % non récupérable), et même l’idée d’un cas non récupérable si le gardien n’effectue ni entretien ni élimination des déchets.

Une lecture trop rapide serait trompeuse. En pratique, vous vous protégez en procédant en deux temps : vérifier la règle dans le décret du 26 août 1987, puis demander au syndic la fiche de poste ou la ventilation précise des charges. Sans cette base, vous prenez le risque de refacturer un pourcentage inadapté.

Tableau prêt à l’emploi : trier vite, demander les bonnes pièces

Pour aller droit au but, voici un tableau de travail : l’idée n’est pas de remplacer le décret, mais de vous aider à classer les lignes et à associer immédiatement une action (demande de ventilation, pièce à exiger, point de vigilance).

Poste en copropriété	Récupérable auprès du locataire	Exemple concret ou point de vigilance	Action recommandée	Pièce à demander
Honoraires de syndic (gestion courante)	Non	Dépense de structure, à la charge du propriétaire	Ne pas intégrer à la régularisation locataire	Décompte annuel du syndic
Ascenseur: entretien	Oui (si listé et justifié)	Contrat annuel 2 400 €, dont 1 800 € récupérables	Exiger la ventilation entretien vs travaux	Contrat d’entretien, facture, décompte
Ascenseur: modernisation ponctuelle	Non	Modernisation 25 000 € non récupérables	Isoler en « part propriétaire »	PV d’AG, appels de fonds, devis
Contrôle technique ascenseur (tous les 5 ans)	Non	Poste mentionné comme non récupérable	Ne pas refacturer par réflexe	Facture, décompte annuel
Chaudière collective: remplacement complet	Non	Exemple: 18 000 € à la charge du propriétaire	Distinguer remplacement vs entretien courant	PV d’AG, facture, appels de fonds
Ravalement (et travaux d’amélioration)	Non	Travaux lourds de conservation/amélioration	Prévoir la trésorerie et l’échéancier	PV d’AG, clé de répartition, appels
Graffitis, vandalisme	Non	Dépenses exceptionnelles, pas de charge locative	Isoler et conserver les factures	Facture, décompte
Dératisation, encombrants, débroussaillage	Non (postes mentionnés comme tels)	À vérifier au décret et à la ventilation	Demander le libellé détaillé	Facture, contrat, décompte

Appel de fonds ne veut pas dire « charge locative » : trois cas chiffrés pour se repérer

Ce qu’il faut comprendre, c’est que la copropriété raisonne en appels de fonds, tandis que la relation bailleur-locataire raisonne en charges récupérables. Ce décalage explique la majorité des erreurs.

Ravalement et isolation : un non récupérable qui peut déséquilibrer une année

Exemple : une copropriété de 30 lots vote un ravalement avec isolation de 180 000 €. Avec une quote-part de 3 %, votre appel s’élève à 5 400 €. C’est non récupérable.

Le poste à surveiller est la trésorerie. Si vous aviez prévu une « caisse travaux » de 2 000 € par an, il manque 3 400 € l’année des travaux. Les justificatifs utiles sont classiques : PV d’AG, appels de fonds, clé de répartition.

Ascenseur : l’entretien peut être récupérable, la modernisation ne l’est pas

Sur un ascenseur, la ventilation est le nerf de la preuve. Dans l’exemple suivant, le contrat d’entretien annuel est de 2 400 €, dont 1 800 € récupérables. En parallèle, une modernisation ponctuelle de 25 000 € est non récupérable.

Dans les faits, vous devez pouvoir montrer que la part refacturée correspond à l’entretien, et que la modernisation reste côté propriétaire. Autre point souvent sous-estimé : le contrôle technique de l’ascenseur tous les 5 ans est mentionné comme non récupérable, donc à isoler.

Chaudière : remplacement complet, même logique

Un remplacement complet de chaudière à 18 000 € reste un coût propriétaire. Ce n’est pas un détail : l’équipement sert au locataire, mais la logique de récupérabilité ne suit pas l’utilité, elle suit la nature de la dépense et la liste du décret.

Comptabilité et fiscalité : ne pas confondre « récupérable » et « déductible »

Le vrai sujet, côté impôts, est de ne pas fausser votre revenu imposable. Une charge récupérable remboursée par le locataire est neutre fiscalement : vous l’encaissez puis vous la supportez, au final elle n’est pas un coût.

À l’inverse, les charges non récupérables sont celles qui pèsent réellement sur votre rentabilité. Selon le régime, elles peuvent être traitées en déduction (au réel) ou absorbées forfaitairement via un abattement (micro).

Location nue : micro-foncier ou régime réel, ce que cela change

En location nue, si vous êtes au micro-foncier, vous appliquez un abattement de 30 %. Vous ne déduisez pas poste par poste : vous acceptez une moyenne, ce qui peut être confortable administrativement, mais parfois pénalisant si vos charges non récupérables sont élevées.

Au régime réel, vous déduisez les charges non récupérables éligibles. Et si ces charges génèrent un déficit foncier, il peut être imputable sur le revenu global dans la limite de 10 700 euros.

Le mécanisme de report est souvent mal compris. Il faut donc raisonner par étages : le reliquat inférieur à 10 700 euros est reportable 6 ans, tandis que le reliquat supérieur à 10 700 euros est reportable 10 ans.

Location meublée : micro-BIC ou réel BIC, avec la logique LMNP-LMP

En meublé, vous êtes imposé en BIC, dans un cadre LMNP ou LMP. Au micro-BIC, l’abattement est de 50 %, et il monte à 71 % en meublé de tourisme. Là encore, vous ne déduisez pas au réel ligne par ligne.

Au régime réel BIC, vous distinguez les charges déductibles et les amortissements selon la nature des dépenses. C’est un point de méthode : certaines dépenses liées à de gros travaux non récupérables ne se traitent pas comme une charge « courante » en comptabilité BIC.

Régularisation, délais, prescription : sécuriser ce qui est récupérable, sans excès

Si vous refacturez des charges récupérables, la discipline de preuve est votre meilleure alliée. Calendrier d’abord : informer un mois avant la régularisation annuelle, conserver les justificatifs accessibles 6 mois, et procéder à une régularisation au moins une fois par an.

Côté recouvrement, le propriétaire peut réclamer les impayés de loyers et de charges pendant 3 ans. Exemple pédagogique : une somme due en mars 2025 peut être réclamée jusqu’à mars 2028.

Et quand la régularisation est élevée, une soupape existe : à la demande du locataire, l’exigibilité peut être échelonnée sur 12 mois. En pratique, c’est souvent la meilleure solution pour éviter une tension inutile, à condition que le décompte soit clair et les pièces disponibles.

Travaux votés en assemblée générale : la méthode pour protéger votre trésorerie

Les gros travaux non récupérables ne se gèrent pas le mois où l’appel de fonds tombe, mais dès la convocation à l’assemblée générale. C’est là que vous repérez un ravalement, une toiture, une modernisation, et que vous pouvez demander des devis et un calendrier au syndic.

Après le vote, votre boîte à outils est simple : récupérer le PV, vérifier la clé de répartition en tantièmes, et demander l’échéancier des appels. Quand un poste mélange entretien et travaux, vous demandez explicitement la ventilation « part locative » et « part propriétaire ». Sans cette séparation, vous ne pouvez pas refacturer proprement.

• Avant l’AG : repérer les travaux lourds à l’ordre du jour et demander devis et calendrier.
• Après le vote : récupérer le PV, vérifier les tantièmes et demander l’échéancier d’appels.
• À la réception des comptes : exiger une ventilation claire entretien vs travaux, part locative vs part propriétaire.

Quand ça bloque : interlocuteurs et sortie par le haut

En cas de désaccord avec votre locataire sur une régularisation, ou si vous ne parvenez pas à obtenir une ventilation fiable, il faut éviter l’escalade réflexe. Vous pouvez vous appuyer sur des interlocuteurs d’information et d’orientation comme l’Adil, Allô Service Public ou l’INC, puis chercher une résolution amiable via un conciliateur de justice.

Si le conflit devient contentieux, le juge des contentieux de la protection est l’instance compétente. Et si une procédure implique un huissier, gardez en tête le principe rappelé plus haut : les frais de contentieux sont en principe non récupérables, sauf décision judiciaire contraire.

« Dans une régularisation, le plus dur n’est pas de calculer, c’est de prouver: sans ventilation et sans pièces, une charge devient vite contestable, même quand elle est récupérable. »

Les signaux d’alerte sur un appel de fonds : éviter les refacturations fragiles

Le marché envoie un signal clair : les documents de copropriété sont souvent trop synthétiques pour une gestion locative sereine. Votre réflexe doit être de traquer les libellés ambigus et d’exiger la séparation des natures de dépenses.

• Un poste « entretien » qui ressemble à une modernisation ou à un remplacement.
• Une absence de ventilation récupérable vs non récupérable sur le décompte.
• Des honoraires de syndic ajoutés sur des travaux sans explication lisible.
• Des dépenses exceptionnelles (encombrants, graffitis, vandalisme) présentées comme des charges courantes.

À retenir, pour piloter votre rentabilité sans vous exposer : vous partez du décret n°87-713 sur Légifrance, vous exigez les documents copro (décompte annuel, PV d’AG, clés de répartition, factures), et vous respectez le calendrier de régularisation. Dans un projet d’investissement, la question n’est pas seulement « combien je récupère », mais « combien je dois provisionner », car les charges non récupérables et les gros travaux font souvent basculer une année, même quand la location se passe bien.